Hong Kong company certification and notarization:

Hong Kong company notarization, also known as "Hong Kong lawyer's notarization," involves qualified lawyers and notaries in Hong Kong certifying the authenticity and legality of legally significant company documents and facts according to legal procedures. If Hong Kong company documents are to be used outside of Hong Kong (commonly for company establishment, trademark applications, legal proceedings, bidding, changes, and powers of attorney), notarization and authentication are required.

Hong Kong lawyers and notaries do not require an in-person interview in Hong Kong to notarize Hong Kong company documents. (For notarized Certificates of Incorporation, Business Registration Certificates, NC1 or AR1, scanned copies are sufficient; Articles of Association do not need to be scanned, as they can be retrieved from company files.) Clients need to specify the purpose of the notarization and the institution that will use the documents. Hong Kong-registered companies or Hong Kong individuals handling related matters in mainland China or other countries/regions can use a power of attorney to handle these matters on behalf of the company.

1) Used in mainland China (most common):
When a Hong Kong company invests and operates in mainland China, or is involved in litigation, company documents cannot be directly used by mainland authorities. They must be notarized by a Hong Kong China-Appointed Notary Public appointed by the Ministry of Justice of China and stamped with a transfer seal by China Legal Service (Hong Kong) Limited.
2) For use in Hague member states (such as Germany, India, Macau, Japan, etc.):
It needs to be notarized by a Hong Kong international notary public, and then forwarded to the Hong Kong High Court for apostille certification.
3) For use in non-Hague member states (excluding mainland China, such as Vietnam, Pakistan, Algeria, UAE, Bolivia, etc.):

The document needs to be notarized by a Hong Kong international notary public, then legalized by the Hong Kong High Court, and finally authenticated by the consulate of the country in Hong Kong before it can be used in that country.

Note: If the country of use (not a member state of the Hague Convention) does not have a consulate in Hong Kong: In this case, the document, after being legalized by the Hong Kong High Court, needs to be authenticated by the Office of the Commissioner of the Ministry of Foreign Affairs of the People's Republic of China in Hong Kong, and then by the embassy of that country in China.

Notary period
It usually takes 3-8 business days to complete. However, the specific time for embassy certification depends on the embassy's arrangements. There may be delays due to policy changes, typhoons, or other weather conditions.

Notary fees
The fee includes legal fees, government fees, handling fees, and courier fees. The number of documents will affect the fee.

Hong Kong company notarized documents

1) Documents required for a full set of notarization: (including Certificate of Incorporation, Business Registration Certificate, NC1 or AR1, Articles of Association).

2) Documents required for a partial set of notarization: (including Certificate of Incorporation and Business Registration Certificate).

3) Other documents (board resolutions, bank credit reports, powers of attorney, contracts, supporting documents, legal opinions, etc.).

4) Even for the same purpose, the required notarized documents may differ depending on the region of use.

中国委托公证人是由司法部统一考试、任命，具备十年以上执业资格的香港律师，主要职能是证明发生在香港地区的法律行为、有法律意义的事实和文书;即办理香港文件作用于内地的公证证明。香港委托公证人制度，即香港居民或香港公司在内地处理法律事务所需公证书须由司法部任命的委托公证人出具，并经中国法律服务(香港)有限公司加章转递，才能发往内地使用。是为了确保香港发往内地使用的公证文书的真实性、合法性。

中国委托公证人服务范围：

1）、比较常见的商业文件如香港公司主体资格证明文件，香港有限公司、无限公司的注册证书、董事会决议，授权委托书；用于国内设立公司、国内诉讼或股权变更及其他事项。
2）、比较常见的如民事文件如
(1)申请同内地人士结婚声明书
(2)申请内地亲属来港声明书
(3)继承 (放弃继承) 遗产声明书
(4)申请办理夫妻关系 (结婚) 声明书
(5)申请回内地收养子女声明书
(6)内地人士出国读书经济担保声明书
(7)个人委托书
(8)学历证明书
以上个人用于国内上学、诉讼、购买房产、移民签证等用途。

中国委托公证人公证认证程序
担任中国委托公证人条件
1）、拥护《中华人民共和国宪洗》，拥护《中华人民共和国香港特别行政区基本法》
2）、在香港具有永久居留权的中国公民
3）、担任香港律师10年以上
4）、职业道德良好，未有因名誉或违反职业道德受惩处的记录
5）、掌握内地的有关法律、法规和办证规则
6）、能用中文书写公证文书，能用普通话进行业务活动

委托公证人公证转递办理时间
确定文件之后4-5个工作日，如加急可两三个工作日，具体请问咨询我司专业顾问。特别提醒：部分文件需要做面签，董事会决议文件可采取视频签不须赴港。如您不能配合，请联系我们的顾问，我们会告诉您解决方案。

海牙认证Apostille定义
Apostille来源于法语旁注、认证的意思，中文统称海牙认证；由国家政府机构统一出具的（一般为最高人民法院），对原认证的签发人（国际公证人）进行的二级认证，并在认证书上加盖印章或标签，这个过程就叫做加签。海牙认证不是对所需认证文件内容的认证，是对原认证的签发人（国际公证人）的二次认证，认证该公证人是否有资质出具原认证文件公证资格。

海牙认证文件类型
公司文件：注册证书、商业登记证、周年申报表/法团成立表格、授权书、委托书、销售证书、发票、税务证明、公司章程、CE证书、ISO证书、声明书、合同、股东/董事名册、商标证书、银行开户文件等
个人文件：出生纸、结婚证、护照、无犯罪证明、学历证书、成绩单、授权委托书、身份证明等

Apostille海牙认证程序
经我司办理海牙认证文件已用于印度、加拿大、美国、英国、德国、西班牙、韩国、墨西哥、澳大利亚、奥地利、法国、意大利、日本、厄瓜多尔、芬兰、尼加拉瓜、巴拿马、荷兰、委内瑞拉、乌拉圭、哈萨克斯坦、洪都拉斯、萨尔瓦多等多个海牙成员或承认海牙认证地区。

海牙认证时间
我所律师收到文件以后4-6个工作日办理完成公证和高院加签，如遇政府政策调整，则时间会有延长，具体与我司顾问咨询为准。

海牙认证费用
包含了国际公证人公证费用、加签费用、快递费、手续服务费等，后期不会有任何隐性收费，不同的文件、用途、数量，收费不同，详细费用清单请联系我司顾问。

1）、以新加坡公司注册外资公司、投资或诉讼等，需要对新加坡公司资料公证，如注册纸，先由新加坡国际公证员公证后送往外交部认证，最后还需要驻新加坡的使馆认证。
2）、新加坡出具的非官方文件，如宣誓书、声明书、委托书等，请先将有关文件拿到公证员律师（NOTARY PUBLIC）处办理公证书。将公证员律师出具的公证书送新加坡法律学会（SINGAPORE ACADEMY OF LAW）办理认证或者新加坡外交部。
3）、新加坡出具的官方文件，如结婚证书、出生证、无犯罪记录等，请直接到新加坡外交部 （MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS）进行认证。
4）、将经新加坡法律学会（SINGAPORE ACADEMY OF LAW）或新加坡外交部（MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS）认证过的文书送到中国大使馆申请领事认证。

由美国出具需要送往中国使用的文书，需要办理中国驻美国领事馆的认证，美国文件在其他第三方国家使用也同理需要办理认证。如美国公司在中国的投资活动，设立子/分公司、代表处，法律诉讼等;美国的出生纸、结婚证等拿到其他国家办理入户、上学等。
美国文件公证认证程序即由美国或美国具有公证资格的律师对美国产生的文书进行公证，并将公证书和所附文书捆绑为一体，同时在公证书上签章。然后移交到美国州务卿认证，最后还要送往中国驻美国使馆认证。只有做完律师公证后的文件才能做下一步认证，而且三个步骤是必不可少的，缺少其中一步会造成文件不可用。

英国文件公证认证的程序：英国国际公证→英国外交部或其授权机构认证→文件使用国驻英国使馆认证，英国文件拿到中国使用需经过此三个步骤。
英国公证服务：
1）.英国公司或者英属岛国公司（如BVI，开曼）文件：注册证书；法人资格；协议书；合同书；授权书；声明书；证明书；委派书；商标证书；资产证明；资信证明；公司诉讼文件认证（诉讼书及诉讼中涉及到的文件）；董事信息；股东信息；公司章程；会议记录；公司更名文件；发票；产品证书；产品介绍及其他公司文件。
2）.个人类文件：结婚证认证；出生证认证；无犯罪记录证明；护照认证；授权书；声明书；离婚书；领养；寄养；亲属关系；工作经历；绿卡；邀请函；单身证明；判决书；遗嘱；房产证；成绩单；学历证书；职业资格证书；医学证明；等等均可以办理认证。
3）.英国或英属第三方机构文件：政府网站宣传内容；警署信件；海关报告；政府报告等。

BVI公司公证认证即公证人依照法定程序证明发生在BVI群岛地区的法律行为、具有法律意义文书和事实的真实性、合法性。如BVI公司在国内投资活动，设立外资公司、法律诉讼、股权质押、股权变更、申请商标或董事变更等。
BVI公司公证认证程序：BVI维尔京群岛是英国的属地，BVI文件公证认证可以在当地或英国办理：英国国际公证人公证→英国外交部认证→中国驻英国使馆认证。

开曼公证认证即依照法定程序证明发生在开曼群岛地区的法律行为、具有法律意义的文书或事实的真实性、合法性。如，开曼公司在中国进行投资活动，设立(子/分)公司还是代表处，或者是进行法律诉讼、股权质押、股权变更、申请商标或董事变更等。
一、开曼公司公证使馆认证流程：第一步，首先把需要公证的文件委托国际公证人进行公证;第二步，然后将经由国际公证员的公证文件送由英国外交部进行外交认证;第三步，最后将文件送由该国驻英国大使馆进行认证；只有经过以上三步所得的文件才具有法律效应，才被内地各部门认可。

此外，我们与法国、加拿大、澳大利亚、日本、等国家地区的多家律师行建立了合作关系，形成了一个服务全国辐射世界的法律服务网络，为全球客户提供24小时专业专业证明服务及技术支持。